Workshopdeltagare i sport- eller komfortläge?

Att leda ett arbetsmöte, eller en workshop, och få ut det mesta av den tid som avsatts och de deltagare som är där, är en konst. Vi kallar just den färdigheten för facilitering. Och vad kännetecknar då en skicklig facilitator, och vad ska man tänka på om man på ett effektivt sätt vill leda en grupp fram mot ett gemensamt resultat?

Fokus på processen

Att skilja mellan sakinnehåll och process är en av hemligheterna till framgångsrik workshopledning. En facilitator fokuserar på strukturen, och på processen fram mot det gemensamma resultatet, snarare än sakinnehållet. Att veta tillräckligt mycket om sakområdet för att kunna orientera sig i det räcker för den som leder mötet. Desto mer handlar facilitatorns bidrag till mötet om att ställa frågor, vägleda diskussionerna och att säkerställa att deltagarna är i det ”tillstånd” som är bäst anpassat till det som ska göras.

Att få gruppen i rätt ”tillstånd”

Vadå tillstånd? Jo, man kan jämföra med en bil som man kan anpassa till det tillstånd eller läge som för tillfället är bäst lämpat – sportläget på den kurviga landsvägen, komfortläget på autobahn eller ekonomiläget i stadstrafik.  På samma sätt behöver en workshopledare behärska olika sätt att hjälpa mötets deltagare att hamna i det tillstånd som är mest ändamålsenligt för just detta möte eller just denna övning. I en viss fas av en process behövs en kritisk inställning och en eftertänksamhet, men i en annan fas är ett sådant tillstånd i gruppen fullkomligt förödande.

En skicklig facilitator identifierar därför i sin planering av mötet vilket tillstånd man önskar att deltagarna ska hamna i för att man ska få mesta möjliga kvalitet och effektivitet på mötet. Behöver gruppen vara lösningsinriktade och fokuserade på samarbete för att processen kräver konsensus? Behöver gruppen vara i ett kreativt tillstånd för att hitta nya lösningar? Eller behövs ett ifrågasättande och analytiskt tillstånd för att få ett gediget och genomarbetat beslutsunderlag?

Verktyg och metoder av två olika slag

Så, på samma sätt som en skicklig facilitator behärskar en mängd verktyg och övningar för att få fram rätt sakinnehåll, behöver han eller hon också behärska verktyg och metoder för att få gruppen att vara på det sätt som bäst gynnar processen.

The Facilitation Herb  (nedan) är en modell som Karlöf Consulting tagit fram, som visar att facilitatorer behöver behärska verktyg och metoder av två olika slag: i den yttre cirkeln (GÖRA) finns aktiviteter som behöver göras för att få ett bra resultat; och i den inre cirkeln (VARA) finns egenskaper och tillstånd som behövs för att få ett bra resultat.

Förutom att skapa det tillstånd man som facilitator önskar, täcker Vara-bladen i modellen även in ett annat viktigt behov. Gruppen kan nämligen också i själva processen hamna i ett oönskat tillstånd på grund av saker vi inte kan kontrollera t ex interna konflikter, misstroende, maktkamper, mm. En facilitator behöver därför behärska verktyg och metoder för att hantera även sådana situationer. Hur bra metod du än har för att t ex ta fram idéer (från den yttre cirkeln i modellen) så är det lönlöst om gruppen har hamnat i t ex kris/kaos-tillståndet. Du måste få dem ur det för att komma vidare.

Facilitatorns verktygslåda

The Facilitation Herb är alltså en modell för att visa vilka olika områden man som facilitator behöver behärska, ha ögonen på och ha verktyg för. Man skulle kunna se de olika bladen i blomman, som olika fack i facilitatorns verktygslåda. När man väl har sin verktygslåda är det bara att fylla den med verktyg. Kanske berättar vi lite om de verktyg vi har i vår verktygslåda i en kommande artikel. Annars är det bara att slå en signal så berättar vi mer än gärna!

» Mer att läsa från samma kategori

• Gör något, gilla läget eller ge dig iväg   27 mars, 2013
• Determinanter för kundnöjdhet   15 februari, 2012

» Kort om Monika Neukirchen

Jag började på Karlöf Consulting 2006 och hade då med mig sex års erfarenheter av att arbeta som konsult. Dessförinnan jobbade jag som kommunikationschef inom Göteborgs stad. Jag tror på att göra saker tillsammans. Tillsammans med kunden – inte för kunden. Tillsammans med mina kollegor – inte ensam. Och jag tror på att göra saker på riktigt. Med hjärtat. Och med ett äkta engagemang. Då mår jag bra! Och då blir det jag gör bra!

Kontakt »   08 - 562 46 528 | Skicka E-post |